Setup für hybride Promotionsverteidigungen

Durch die pandemiebedingten Kontaktbeschränkungen konnten und können Verteidigungen von Abschlussarbeiten oder Promotionsverfahren nicht komplett in Präsenz stattfinden. Typischerweise wurde aber oft ein Hybridformat gewählt, bei dem zumindest der/die Kandidat*in und ein*e Prüfer*in (oder mehrere Personen der Prüfungskommission) für die Dauer des Vortrags in einem Raum waren. Weitere Kommissionsmitglieder und Zuhörer*innen wurden dann per Videokonferenz zugeschaltet. Da ich mich oft um den Aufbau eines technischen Setups für solche Veranstaltungen kümmern durfte, möchte ich hier einen typischen Aufbau beschreiben und von den Erfahrungen berichten.

Anforderungen

Um die Anforderungen an einen solchen Aufbau zu verstehen, muss man den üblichen Ablauf von Promotionsverteidigungen kennen. Bei Präsenzverteidigungen sind die/der Kandidat*in, die Kommission und weitere Zuhörer*innen in einem Raum. Zu Beginn begrüßt der/die Vorsitzende alle Teilnehmenden, stellt die Kommission und die/den Kandidat*in vor und verliest ihren/seinen Lebenslauf. Dann wird das Wort für einen meist 30-minütigen Vortrag an die/den Kandidat*in übergeben. Anschließend werden die Gutachten verlesen und es gibt eine Fragerunde mit Diskussion. Danach zieht sich die Kommission zur internen Beratung zurück und verkündet anschließend die Note. Dankende Worte der/des Kandidat*in bilden dann üblicherweise den Abschluss.

Daraus ergeben sich folgende technischen Anforderungen:

  • Der/die Kandidat*in muss möglichst groß und frontal für die Remote-Zuschauenden im Videobild sichtbar sein.
  • Die Kommission sollte zumindest überblicksartig für die Remote-Zuschauenden im Videobild zu sehen sein.
  • Falls externe Gutachter*innen per Videokonferenz zugeschaltet werden, müssen diese natürlich auch im Raum sicht- und hörbar sein. Das gleiche gilt selbstverständlich für weitere Zuschauer*innen, die sich ebenfalls an der Diskussion beteiligen möchten.
  • Alle Zuschauenden (vor Ort und remote) müssen die Vortragsfolien sehen können.
  • Die/der Kandidat*in muss insbesondere während des Vortrags (besonders für die Remote-Zuschauenden) gut zu hören sein. Gleichzeitig sollen weitere Geräusche im Raum (Papierrascheln, Husten, Räuspern, Gläserklappern, …) möglichst unterdrückt werden.
  • Kandidat*in und Kommission müssen während der Fragerunde und Diskussion für die Remote-Zuschauenden) gut zu hören sein.
  • Das Setup muss so funktionieren und bedienbar sein, dass die Kandidat*in sich möglichst nicht um technische Belange kümmern muss und sich ganz auf den Vortrag und die Beantwortung der Fragen konzentrieren kann.
  • Auf- und Abbau sowie ein kurzer Technikcheck sollten jeweils in etwa 30 Minuten zu erledigen sein, da große Besprechungsräume immer noch rar sind.
Mobiles Equipment für das hybride Verteidigungs-Setup

Gesamtkonzept

Kernstück in meinem Setup ist ein fahrbares Smartboard mit 86″-Bilddiagonale, Touch-Funktionalität, integriertem Lautsprecher und Windows-Rechner. Auf diesem Smartboard ist ein MeetUp-Videokonferenzsystem von Logitech mit einem kabelgebundenen Grenzflächen-Raummikrofon installiert. Steuern lässt sich dieses Systeme über eine Funkfernbedienung für die Kamera sowie eine Funkmaus und -tastatur. Dazu kommt eine normale Webcam auf einem Stativ sowie ein kabelgebundenes Ansteckmikrofon. Außerdem bringt die/der Kandidat*in einen eigenen Laptop für die Präsentation mit.

Gesamtkonzept für das hybride Verteidigungssetup

Bild

Das Videokonferenzsystem von Logitech nimmt den gesamten Raum und damit auch die Kommission auf. Die zweite Webcam auf dem Stativ filmt dagegen nur den Kandidaten. Damit man beide Videobilder gleichzeitig in einem Videokonferenzsystem anzeigen kann, wird diese Kamera über den Laptop der/des Kandidat*in geteilt. Benötigt man weitere Kamerabilder aus dem Raum, z.B. für eine größere Darstellungn eines bestimmten Bereichs (analoges Whiteboard oder Flipchart) oder beispielweise für ein Experiment, kann man einfach ein Smartphone in die Videokonferenz einwählen und als zusätzliche Kamera nutzen. Eine Powerbank oder ein Netzteil sorgt hier für genügend Betriebszeit. Diese Zusatzkamera hilft meist sogar der Kommission vor Ort.

Webcam auf Stativ für den/die Kandidat*in, die an den Präsentationslaptop angeschlossen ist

Wichtig: Auch die besten Kameras versagen bei schlechten oder ungünstigen Beleuchtungsbedingungen. Fenster entgegen der Kamerablickrichtung sorgen für zu starke Kontraste und sollten abgedunkelt werden. Das gleiche gilt für sehr helle Oberlichter, die für Reflexionen auf der Stirn und unnatürliche Schatten in Gesichtern sorgen. Die normale Deckenbeleuchtung funktioniert typischerweise aber recht gut. Wenn man die/den Kandidat*in wirklich im rechten Licht erscheinen lassen möchte, ist ein LED-Flächenstrahler nützlich.

Ton

Die größte Schwierigkeit beim Ton sind Echos und Rückkopplungen. Diese können von einem Videokonferenzsystem wie Zoom nur dann effektiv unterdrückt werden, wenn alle Audioein- und -ausgaben im Raum über einen Rechner geschehen. Im hier beschriebenen Aufbau wird das über das Smartboard erledigt. Hier sind alle aktiven Mikrofone und die einzig aktiven Lautsprecher angeschlossen. Es ist kein Problem, weitere Endgeräte im Raum mit in die Videokonferenz einzuwählen, jedoch müssen dort alle Mikrofone stummgeschaltet und alle Lautsprecher deaktiviert sein.

Grenzflächenmikrofon auf einem Telefontischchen in der Mitte des Raumes

Am Smartboard-Rechner kann dann zwischen dem Raummikrofon und den Ansteckmikrofon gewählt werden. Standardmäßig wird das Raummikrofon aktiviert und nimmt den gesamten Raum auf, z.B. für die Vorstellung von Kandidat*in und Kommission oder für die Fragerunde und Diskussion. Nur für den Vortrag (und eventuell für längere Antworten in der Diskussion) wird dann auf das Ansteckmikrofon des/der Kandidat*in umgeschaltet.

Ansteckmikrofon für die/den Kandidat*in

Bild- und Tonregie

Um die Umschaltung bzw. Tonregie kümmert sich ein*e Technikassistent*in im Raum über die Funkmaus- und -tastatur des Smartboards. Das kann z.B. die/der Protokollant*in oder ein weiteres Mitglied der Kommission sein. Diese Person kann ebenfalls eine geeignete Bildschirmansicht (Vollansicht der Vortragsfolien vs. Gallerieansicht der Remote-Teilnehmenden) auf dem Smartboard auswählen, welche die relevanten Informationen für die Kommission vor Ort darstellt. Das Pinnen eines bestimmten Videobildes hilft auch den Remote-Teilnehmenden beim Fokus auf eine bestimmte Kamera. Die eigentliche Bildschirmfreigabe der Folien und die Steuerung der Präsentation erfolgt über den Laptop der/des Kandidat*in.

Weitere Hinweise

Abschließend noch einige organisatorische und logistische Hinweise:

  • Der/die Kandidat*in sollte unbedingt vor dem eigenen Laptop stehen bleiben, auch wenn man es sonst vielleicht gewohnt ist, während eines Vortrags „auf der Bühne“ entlang zu laufen und Dinge direkt an der Projektionswand zu zeigen und hervorheben. Das funktioniert aber bei Hybrid-Vorträgen nicht, weil die vortragende Person so:
    • den Aufnahmebereich der eigenen Kamera verlässt,
    • möglicherweise die Raumkamera der Kommission verdeckt,
    • Audioprobleme wie Lautstärkeänderungen vorprogrammiert sind und
    • das Zeigen mit der Hand bzw. einem Laserpointer auf die Projektionsfläche zwar vor Ort, aber nicht für die Remote-Teilnehmenden sichtbar ist.
  • Für Hervorhebungen auf der Projektionsfläche eignet sich stattdessen einfach der Mauszeiger, der sowohl vor Ort als auch remote gut sichtbar ist. Virtuelle Laserpointer funktionieren natürlich auch, wobei eine Maus oder ein Touchpad für die vortragende Person auf kurze Distanz vermutlich einfacher zu bedienen sind, als ein Logitech-Spotlight-Presenter.
  • Für die Dauer des Vortrags sollten die anderen Raummikrofone möglichst stummgeschaltet oder deaktiviert sein, um Störgeräusche durch die Kommissionsmitglieder zu unterdrücken.
  • Die Technikassistenz im Raum kann sich selbst in die Videokonferenz einwählen und prüfen, ob die Bildschirmfreigabe und Kamerabilder korrekt angezeigt werden. Mit Kopfhörern lässt sich auch im Vortragsraum testweise die Audioqualität für die Remote-Teilnehmenden prüfen.
  • Alternativ kann die Technikassistenz im Raum auch für eventuelle Mitteilungen und Störungsmeldungen der Remote-Teilnehmenden zur Verfügung stehen, z.B. über den Privatchat in Zoom oder einen externen Messengerdienst, um schnell auf eventuelle Ton- und Bildprobleme reagieren zu können.
  • Während des Vortrags sollten alle Remote-Teilnehmenden stummgeschaltet und auch gebeten werden, auf öffentliche Chatnachrichten zu verzichten, die typischerweise am Smartboard angezeigt und quittiert werden müssen.
  • Für die interne Beratung der Kommission gibt es mehrere Möglichkeiten:
    • Ist die gesamte Kommission vor Ort, kann sich diese für die interne Diskussion einfach in einen anderen Raum zurückziehen. Alternativ kann auch der/die Kandidat*in den Raum verlassen und die Freischaltung von Kamera und Mikrofon unterbrochen werden. Die Remote-Teilnehmenden können dann bis zur Notenverkündung und den Schlussworten im Videokonferenzraum bleiben und sich austauschen.
    • Sind auch Gutachtende über die Videokonferenz zugeschaltet, kann die Diskussion ohne den/die Kandidat*in vor Ort und in einem virtuellen Breakout-Raum durchgeführt werden. Auch hier können die anderen Remote-Teilnehmenden weiter im Hauptraum verbleiben und sich austauschen. Alternativ kann die Kommission im Hauptvideokonferenzraum bleiben und alle anderen Remote-Teilnehmenden in einen Breakout-Raum wechseln.
    • Weitere Möglichkeit: Die Kommission bleibt ebenso im Videokonferenzraum und alle anderen Remote-Teilnehmenden werden in einen virtuellen Warteraum geschickt. Im diesem Warteraum sind aber alle für sich und können sich nicht weiter austauschen, weshalb ich von dieser Variante abraten würde.
  • Für weitere Erfahrungen, Ideen und Kommentare bin ich dankbar.